Quản lý kho hàng là một khía cạnh quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Đặc biệt là đối với các cửa hàng bán lẻ và doanh nghiệp có hoạt động xuất nhập kho phức tạp. Trong bài viết này, VFPress sẽ tìm hiểu về khái niệm, những lý do tại sao cần sử dụng giải pháp quản lý kho hàng. Cũng như các cách giúp quản lý kho hiệu quả. Cuối cùng là cung cấp danh sách top 5 phần mềm quản lý kho hiệu quả nhất hiện nay.
Quản lý kho hàng là gì?
Quản lý kho hàng là quá trình kiểm soát các hoạt động liên quan đến lưu trữ, vận chuyển, xử lý và kiểm tra hàng hóa trong kho. Các công việc quản lý sẽ bao gồm:
- Xác định và đánh giá nhu cầu kho hàng: Xác định loại hàng hóa và lượng hàng hóa cần được lưu trữ trong kho. Đánh giá nhu cầu kho hàng dựa trên dự báo và nhu cầu của người dùng.
- Thiết kế không gian và sắp xếp kho hàng: Gồm bố trí các khu vực lưu trữ, lối đi, kệ hàng và các thiết bị hỗ trợ. Sắp xếp hàng hóa một cách hợp lý để tiết kiệm không gian.
- Quản lý nhập kho và xuất kho: Ghi nhận quá trình nhập kho và xuất kho hàng hóa. Kiểm tra chất lượng hàng hóa khi nhập kho. Giám sát các quy trình xuất kho được thực hiện một cách chính xác và kịp thời.
- Theo dõi và kiểm soát hàng tồn kho: Kiểm tra và xử lý các sự chênh lệch và mất mát hàng hóa.
- Quản lý vận chuyển và định vị hàng hóa: Sử dụng công nghệ và hệ thống định vị để theo dõi việc di chuyển của hàng hóa trong kho.
- Đảm bảo an toàn và bảo mật: Gồm việc xây dựng hệ thống bảo mật, kiểm soát truy cập và quản lý rủi ro liên quan đến kho hàng.
- Tối ưu hóa hoạt động kho hàng: Áp dụng các công nghệ và phương pháp tiên tiến để tối ưu hóa quá trình quản lý và vận hành kho.
Vì sao cần sử dụng các giải pháp quản lý kho?
Quản lý kho là một yếu tố cần thiết và có vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Một hệ thống quản lý kho hiệu quả không chỉ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, mà còn giúp giảm chi phí lưu thông và đảm bảo hoạt động sản xuất và cung ứng hàng hóa diễn ra một cách liên tục và ổn định. Những lý do để doanh nghiệp nên thiết lập một giải pháp quản lý:
- Tránh thất lạc hàng hóa
- Tiết kiệm chi phí tối đa
- Tăng doanh thu và lợi nhuận cho cửa hàng
- Tăng hiệu quả vốn lưu động
Một số cách giúp quản lý kho hiệu quả
Để đảm bảo sự hiệu quả và tính liên tục của quá trình quản lý kho. Áp dụng những phương pháp sau đây, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa hoạt động quản lý kho. Tối giản hóa các rủi ro và chi phí liên quan đến lưu trữ và vận chuyển hàng hóa.
Thiết lập kho hàng dễ quan sát
Giúp tăng khả năng giám sát, kiểm soát và quản lý hoạt động trong kho một cách thuận tiện và hiệu quả. Dưới đây là một số yếu tố cần xem xét để thiết lập kho hàng dễ quan sát:
- Bố trí hợp lý: Phân loại và sắp xếp hàng hóa theo tiêu chí riêng. ví dụ như kích thước, nguồn gốc hoặc nhu cầu sử dụng. Phải rõ ràng và dễ dàng tiếp cận các khu vực trong kho.
- Đánh dấu và phân nhãn hàng hóa: Sử dụng mã vạch, mã QR hoặc mã số để xác định và theo dõi từng mặt hàng.
- Sử dụng hệ thống quản lý kho: Theo dõi số lượng hàng hóa, lưu trữ thông tin về các đơn hàng, xuất nhập kho và tình trạng tồn kho.
- Đào tạo nhân viên: Được đào tạo về quy trình quản lý kho và cách sử dụng hệ thống quản lý kho. Tăng tính nhất quán và hiệu quả trong việc quản lý và quan sát kho.
Sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học
Sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học giúp tăng hiệu suất làm việc. Giảm thất thoát, tối ưu hóa không gian. Đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động. Người quản lý hoặc chịu trách nhiệm cần tuân thủ các quy tắc:
- Thiết lập khu vực lưu trữ: Phân chia kho thành các khu vực lưu trữ dựa trên tính chất của hàng hóa. Ví dụ như khu vực hàng dễ vỡ, phần loại hàng theo thời hạn sử dụng,…
- Sử dụng phương pháp FIFO (First In, First Out): Là phương pháp sắp xếp hàng hóa sao cho hàng nào nhập vào trước sẽ được sử dụng trước.
- Sử dụng phương pháp FEFO (First Expired, First Out): Áp dụng cho các hàng hóa có hạn sử dụng. Đảm bảo hàng hóa có ngày hết hạn gần nhất được sử dụng trước.
- Quản lý lưu trữ thông qua hệ thống quản lý kho: Sử dụng phần mềm quản lý kho để ghi nhận thông tin về hàng hóa, vị trí lưu trữ, số lượng,…
Gắn mã vạch, nhãn cho sản phẩm
Gắn mã vạch và nhãn cho sản phẩm là một phương pháp quan trọng để định danh hàng hóa. Hỗ trợ rất nhiều trong quá trình vận chuyển và lưu trữ. Bao gồm các yếu tố sau:
- Gắn mã vạch: Sử dụng máy in mã vạch hoặc dịch vụ in mã vạch chuyên nghiệp. In mã vạch lên nhãn sản phẩm. Mã vạch có thể được in dưới dạng mã vạch 1D (dạng dọc) hoặc mã vạch 2D (dạng hình vuông).
- Quản lý thông tin mã vạch: Theo dõi số lượng hàng tồn kho, xuất nhập kho và bán hàng thông qua quét mã vạch để đảm bảo sự chính xác và nhanh chóng.
Tuân thủ quy trình xuất – nhập kho
Quy trình xuất – nhập kho là một quy trình quan trọng trong quản lý kho hàng, bao gồm các bước sau:
- Bước 1: Tiếp nhận hàng hóa
- Bước 2: Ghi nhận thông tin hàng hóa
- Bước 3: Gắn mã vạch và nhãn lên hàng hóa để định danh
- Bước 4: Lưu trữ và sắp xếp
- Bước 5: Xác nhận xuất – nhập kho
- Bước 6: Ghi nhận và cập nhật thông tin
- Bước 7: Vận chuyển hàng hóa
- Bước 8: Kiểm kê và báo cáo
Kiểm soát kho định kỳ
Kiểm soát kho định kỳ là quy trình quan trọng trong việc đảm bảo sự hiệu quả của hoạt động quản lý. Bao gồm các bước sau:
- Bước 1: Xác định lịch trình kiểm soát
- Bước 2: Chuẩn bị danh sách hàng hóa
- Bước 3: Tiến hành kiểm tra số lượng
- Bước 4: Kiểm tra chất lượng hàng hóa
- Bước 5: Đối chiếu thông tin
- Bước 6: Ghi nhận và cập nhật thông tin
- Bước 7: Xử lý sai sót
- Bước 8: Đề xuất cải tiến
Sử dụng phần mềm để quản lí kho hàng hiệu quả
Sử dụng phần mềm để quản lý kho hàng là một cách hiệu quả cho doanh nghiệp. Một số lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý kho bao gồm:
- Quản lý tồn kho chính xác: Phần mềm giúp ghi nhận và theo dõi số lượng hàng tồn kho một cách chính xác. Hoàn toàn tự động hóa các hành động.
- Theo dõi và điều chỉnh hàng hóa: Giúp người quản lý kho có cái nhìn tổng quan về hoạt động và hiệu suất của kho hàng. Từ đó đưa ra các quyết định và cải thiện quá trình quản lý.
- Tối ưu hóa quá trình đặt hàng: Giúp người quản lý kho hàng lập kế hoạch đặt hàng một cách hiệu quả. Tránh hàng tồn kho quá nhiều hoặc thiếu hàng trong kho.
- Tăng tính logic và sắp xếp hàng hóa khoa học: Sắp xếp theo các tiêu chí như mã SKU, nhóm sản phẩm, vị trí vật lý trong kho,…
- Báo cáo và phân tích: Người quản lý kho có cái nhìn tổng quan hơn về hoạt động và hiệu suất của kho hàng, từ đó đưa ra các quyết định và cải thiện quá trình quản lý.
TOP 5 Phần mềm hỗ trợ quản lý kho hàng tốt nhất
Lưu ý rằng khi lựa chọn phần mềm quản lý kho hàng phù hợp còn phụ thuộc vào yêu cầu và quy mô của doanh nghiệp. Hãy xem xét các tính năng, khả năng tích hợp và hiệu suất. Từng phần mềm sẽ có sự khác nhau nhất định. Vì vậy trước khi đưa ra quyết định cuối cùng, phải có quá trình tìm hiểu kỹ càng.
Phần mềm quản lý kho theo yêu cầu Mona Media
Quy trình xây dựng phần mềm quản lý hoặc ứng dụng web quản lý bán hàng theo yêu cầu tại Mona Media:
- Bước 1 – Khảo sát và tư vấn giải pháp phần mềm phù hợp: Đội ngũ kỹ thuật và nhân viên kinh doanh của Mona Media sẽ tiến hành cuộc họp, khảo sát và tư vấn. Bắt đầu hiểu rõ tình hình kinh doanh và yêu cầu của khách hàng.
- Bước 2 – Chỉnh sửa và cài đặt phần mềm: Xây dựng ứng dụng web hoặc di động bằng các ngôn ngữ lập trình, ngôn ngữ giao diện. Sử dụng công nghệ tiên tiến, hiện đại nhất.
- Bước 3 – Hướng dẫn chi tiết các tính năng, cách sử dụng phần mềm: Chuyên viên kỹ thuật sẽ hướng dẫn khách hàng về việc sử dụng phần mềm quản lý và cung cấp tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm.
- Bước 4 – Nghiệm thu và thanh toán: Tiến hành quá trình nghiệm thu sản phẩm. Nếu phần mềm đáp ứng đúng yêu cầu và được khách hàng chấp nhận. Thanh toán sẽ được thực hiện theo hợp đồng đã thỏa thuận.
- Bước 5 – Hỗ trợ sử dụng phần mềm quản lý: Cam kết hỗ trợ khách hàng trong suốt quá trình sử dụng phần mềm quản lý bán hàng. Nếu khách hàng gặp bất kỳ vấn đề nào. Tại Mona Media luôn luôn có đội ngũ hỗ trợ 24/7 để đảm bảo khách hàng có trải nghiệm tốt nhất khi sử dụng.
Sapo POS – Hệ thống quản lý kho hiệu quả
Phần mềm quản lý kho hàng Sapo POS. Một giải pháp hiệu quả và tiện ích do công ty Sapo cung cấp. Được phát triển để giúp các doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho và các quy trình liên quan một cách hiệu quả. Tính năng quét mã vạch sản phẩm giúp tăng tính chính xác và tốc độ ghi nhận thông tin. Đồng thời kết nối với các thiết bị hỗ trợ khác như máy in hóa đơn và máy quét mã vạch. Tối ưu hóa quá trình bán hàng và quản lý kho hàng.
Vinemacc – Phần mềm hỗ trợ giám sát kho hàng
Là một công cụ mạnh mẽ được thiết kế để giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa và sản phẩm một cách hiệu quả. Đặc biệt, phần mềm cung cấp khả năng tạo mã vạch cho các sản phẩm không có mã sẵn. Người dùng có thể tạo ra các trường thông tin phù hợp với từng loại sản phẩm. Ví dụ như màu sắc, kích thước, size và kiểu dáng,…
Công cụ quản lý kho KiotViet
Phần mềm KiotViet được ra mắt vào năm 2014 và nhanh chóng nhận được sự tin dùng từ nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam. Trải qua quá trình phát triển và cải tiến, KiotViet đã thu hút được 150.000 khách hàng sử dụng. Bao gồm các doanh nghiệp lớn và nhỏ trong nhiều ngành hàng khác nhau.
Với KiotViet, các doanh nghiệp có thể quản lý quá trình bán hàng, tồn kho, đặt hàng và các hoạt động kinh doanh khác tốt hơn. Phần mềm này cung cấp các tính năng như quản lý sản phẩm, quản lý khách hàng, tích hợp thanh toán, báo cáo và thống kê, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của mình.
Hệ thống StockPile
StockPile là một phần mềm quản lý hàng tồn kho hoàn toàn miễn phí và dựa trên đám mây. StockPile giúp người dùng có thể tạo nhiều cấp độ người dùng khác nhau. Ví dụ như người quản lý và chủ sở hữu. Việc tổ chức công việc và phân chia quyền truy cập linh hoạt hơn. Phần mềm hỗ trợ người dùng theo dõi vị trí, khu vực và nhà sản xuất của các mặt hàng trong kho. Đây chính là một giải pháp toàn diện và tiện ích cho việc quản lý hàng tồn kho và bán hàng.
Quản lý kho hàng hiệu quả là một yếu tố quan trọng trong việc vận hành thành công của một doanh nghiệp. Áp dụng các giải pháp khoa học. Ví dụ như thiết lập kho hàng dễ quan sát, sắp xếp hàng hóa theo logic, gắn mã vạch và tuân thủ quy trình xuất – nhập kho. Có thể nâng cao hiệu suất và tối ưu hoá quá trình quản lý. Hy vọng bài viết trên sẽ giúp bạn chọn ra được phần mềm quản lý kho hàng phù hợp với nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp.
Có thể bạn quan tâm:
