Chúng tôi đã đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa trong suốt những năm qua, và câu chuyện thường khá quen thuộc. Website làm xong nhưng gần như không có ai ghé thăm. Phần mềm mua về, nhân viên lại quay sang dùng Excel như cũ. Điều đáng nói là phần lớn những chuyện này không đến từ tay nghề yếu của đơn vị thi công. Gốc rễ thường nằm ở khâu chuẩn bị, lúc ký hợp đồng và sau khi bàn giao. Vì vậy, bài viết này tổng hợp bảy sai lầm top 7 sai lầm thường gặp về dịch vụ doanh nghiệp mà chúng tôi gặp nhiều nhất, kèm cách nhận biết và cách tránh. Nếu bạn đang cân nhắc thuê một dịch vụ công nghệ hay marketing, hãy đọc hết trước khi quyết định.
Top 7 sai lầm thường gặp về dịch vụ doanh nghiệp là gì?
Bảy sai lầm đó gồm: chọn theo giá rẻ, không xác định mục tiêu, bỏ qua quyền sở hữu, không kiểm tra năng lực thực tế, thiếu kế hoạch vận hành sau bàn giao, đặt kỳ vọng quá nhanh và thiếu đầu mối nội bộ. Những lỗi này không hiếm gặp. Chúng xuất hiện cả ở doanh nghiệp mới thành lập lẫn những đơn vị đã hoạt động lâu năm, chỉ khác nhau ở mức độ và hậu quả.
Cần nói rõ, đây là kinh nghiệm thực tế của chúng tôi chứ không thay thế cho tư vấn pháp lý hay kỹ thuật chuyên sâu. Với những hợp đồng lớn, bạn nên nhờ người có chuyên môn rà soát lại. Đừng ngại đặt thêm câu hỏi, bởi đôi khi một câu hỏi đúng lúc giúp bạn tránh được cả tháng sửa sai.
Chúng tôi chọn bảy lỗi này theo tiêu chí nào?
Chúng tôi không liệt kê mọi lỗi có thể xảy ra. Chỉ giữ lại những lỗi lặp lại qua nhiều dự án khác nhau. Có thể chia thành hai nhóm. Nhóm thứ nhất là lỗi do thiếu kiến thức, ví dụ không biết nên hỏi gì trước khi ký. Loại này bạn có thể tự xử lý bằng cách đọc thêm và chịu khó hỏi kỹ.
Nhóm thứ hai là lỗi do chọn sai đối tác. Có những đơn vị rất giỏi chào hàng nhưng yếu về thực thi. Nhóm này đòi hỏi bạn đánh giá đối tác nghiêm túc hơn ngay từ đầu, thay vì chỉ nghe họ kể về thành tích.
Chọn đơn vị chỉ vì báo giá thấp nhất
Báo giá thấp không phải lúc nào cũng là dấu hiệu xấu. Nhưng nó thường có lý do đi kèm. Một số đơn vị đưa ra con số rất dễ chịu để thắng thầu, rồi đến giai đoạn triển khai mới phát sinh thêm chi phí theo từng hạng mục nhỏ. Có trường hợp khoản chênh lệch cộng dồn lại còn lớn hơn cả mức giá ban đầu, và lúc đó bạn đã khó quay đầu.
Cách làm an toàn hơn là yêu cầu báo giá tách theo hạng mục cụ thể: thiết kế, lập trình, tên miền, hosting, đào tạo và bảo hành. Khi đặt các dòng báo giá cạnh nhau, bạn sẽ thấy ngay đơn vị nào thực sự bao gồm những gì. Một báo giá tổng chỉ có một dòng gần như luôn thiếu thông tin. Trước khi ký, hãy hỏi thẳng: khoản nào có thể phát sinh, trong điều kiện nào, và ai là người chịu chi phí đó.
Không rõ mục tiêu và cách đo lường trước khi thuê
Chúng tôi từng làm việc với một khách hàng đặt làm website mà không trả lời được câu hỏi khá đơn giản: website này dùng để bán hàng hay để giới thiệu thương hiệu? Hai mục tiêu ấy cần cấu trúc trang, nội dung và cách đo lường khác hẳn nhau. Khi chưa rõ điều này, đơn vị thi công chỉ có thể đoán, và kết quả thường lệch khỏi kỳ vọng của bạn.
Bạn không cần một bản kế hoạch dày hàng chục trang. Chỉ cần một brief ngắn gồm mục tiêu, đối tượng khách hàng, ngân sách và thời hạn. Brief này giúp bạn so sánh các đề xuất công bằng hơn, vì mọi đơn vị đều báo giá trên cùng một đề bài. Về chỉ số, hãy hỏi họ sẽ theo dõi những gì. Nếu câu trả lời chỉ là “sẽ có báo cáo đầy đủ” mà không nói rõ báo cáo gồm những gì, bạn nên cân nhắc lại.
Quên kiểm tra quyền sở hữu tên miền, mã nguồn và tài khoản
Đây là lỗi nghe thì đơn giản nhưng về sau lại gây đau đầu nhất. Không ít doanh nghiệp để đơn vị thuê đứng tên tên miền, giữ tài khoản hosting hoặc nắm toàn bộ mã nguồn. Khi quan hệ hợp tác kết thúc, việc lấy lại quyền có thể mất rất nhiều thời gian, và đôi khi phải trả thêm tiền mới giải quyết được.
Trước khi ký, bạn nên đọc kỹ hợp đồng và kiểm tra các điểm sau:
- Tên miền và hosting đứng tên doanh nghiệp.
- Bàn giao đầy đủ mã nguồn kèm tài liệu kỹ thuật.
- Tài khoản quản trị do doanh nghiệp trực tiếp nắm giữ.
- Dữ liệu khách hàng thuộc về doanh nghiệp, không thuộc đơn vị thi công.
Nếu hợp đồng chưa nhắc đến những điểm này, hãy yêu cầu bổ sung trước khi thanh toán đợt đầu. Đây là điều kiện chúng tôi luôn khuyên khách hàng giữ vững, vì nó quyết định bạn có thực sự làm chủ tài sản số của mình hay không.
Chưa xem dự án thực tế đã tin lời giới thiệu
Portfolio trên website của đối tác thường được chọn lọc kỹ, thậm chí có những dự án được dàn dựng cho đẹp. Cách kiểm chứng tốt hơn là xin một hai dự án tương tự với nhu cầu của bạn. Sau đó, liên hệ trực tiếp khách hàng cũ để hỏi về tiến độ, cách xử lý sự cố và mức hỗ trợ sau bàn giao. Những câu hỏi thực tế như “lần đầu gặp lỗi, họ xử lý thế nào?” thường cho bạn nhiều thông tin hơn mọi slide giới thiệu.
Nhiều dự án không công khai vì lý do bảo mật. Khi đó, bạn có thể đánh giá gián tiếp qua cách đối tác trả lời các câu hỏi kỹ thuật. Một đơn vị giỏi thường giải thích rõ ràng, dễ hiểu, còn đơn vị yếu hơn thì hay né tránh hoặc dùng quá nhiều thuật ngữ để che đi chỗ thiếu sót.
Bỏ quên chi phí vận hành và bảo trì sau khi bàn giao
Website làm xong rồi, ít ai nhớ đến việc gia hạn tên miền, cập nhật bản vá bảo mật hay gia hạn chứng chỉ SSL. Chúng tôi từng gặp trường hợp chứng chỉ SSL hết hạn khiến trình duyệt cảnh báo trang không an toàn. Khách truy cập thấy cảnh báo là thoát ra ngay. Chỉ trong một ngày, doanh nghiệp đã mất một lượng khách đáng kể mà không kịp hiểu vì sao.
Khi lập ngân sách, hãy tính thêm chi phí bảo trì hằng năm, đừng chỉ tính chi phí làm mới. Đồng thời, thống nhất với đơn vị về thời gian phản hồi khi có sự cố, tức là mức SLA hỗ trợ. Một mốc rõ ràng, chẳng hạn phản hồi trong vòng một ngày làm việc, sẽ giúp bạn không phải chờ đợi vô thời hạn khi công việc kinh doanh bị gián đoạn.
Kỳ vọng kết quả đến ngay sau vài tuần
SEO và quảng cáo đều cần thời gian để máy tìm kiếm lập chỉ mục và người dùng bắt đầu phản ứng. Với SEO, bạn thường phải chờ vài tháng mới thấy xu hướng rõ ràng. Trong khoảng thời gian ngắn hơn, rất khó phân biệt đâu là tác động thật và đâu chỉ là dao động ngẫu nhiên của lượt truy cập.
Vì vậy, bạn nên đặt mốc đánh giá theo từng giai đoạn. Sau ba tháng, xem lượt truy cập và thời gian người dùng ở lại trang. Sau sáu tháng, xem thứ hạng các từ khóa đã chọn. Đừng tin những ai cam kết thứ hạng tuyệt đối, vì kết quả còn phụ thuộc vào đối thủ và thuật toán mà không ai kiểm soát hoàn toàn.
Thông tin bị phân tán vì thiếu người đầu mối
Khi dự án có nhiều người tham gia qua nhiều kênh chat khác nhau, thông tin rất dễ thất lạc. Có những việc đã được thống nhất trong một cuộc trò chuyện nhưng không ai ghi lại. Sang tuần sau, cả hai bên lại làm lại từ đầu, tiến độ chậm đi mà không ai hiểu nguyên nhân.
Chúng tôi khuyên doanh nghiệp chỉ định một người đầu mối nội bộ, chịu trách nhiệm trả lời đối tác và ghi nhận các quyết định. Một buổi họp ngắn mỗi tuần, kèm một file theo dõi tiến độ dùng chung, là đủ để giữ dự án đi đúng hướng. Người này không nhất thiết phải giỏi kỹ thuật, nhưng cần hiểu rõ mục tiêu kinh doanh. Nếu muốn hình dung rõ hơn bối cảnh vận hành của doanh nghiệp số, bạn có thể đọc thêm kinh doanh online là gì để nắm các khái niệm nền tảng trước khi trao đổi với đối tác.
Tổng hợp bảy sai lầm và cách tránh
Phần này giúp bạn tự rà soát trước khi ký hợp đồng. Nếu có điểm nào bạn chưa trả lời được, hãy dừng lại và hỏi thêm. Chúng tôi tóm tắt dưới dạng danh sách để bạn dễ đối chiếu:
- Chọn theo giá rẻ: tránh bằng cách yêu cầu báo giá tách theo hạng mục.
- Thiếu mục tiêu: lập một brief ngắn gồm mục tiêu, đối tượng và ngân sách.
- Quên quyền sở hữu: ghi rõ tên miền, hosting và mã nguồn đứng tên doanh nghiệp.
- Không kiểm tra năng lực: xin dự án tương tự và hỏi trực tiếp khách hàng cũ.
- Thiếu kế hoạch bảo trì: tính ngân sách vận hành và thống nhất mức SLA.
- Kỳ vọng quá nhanh: đặt mốc đánh giá theo từng giai đoạn cụ thể.
- Thiếu đầu mối: chỉ định một người phụ trách nội bộ xuyên suốt dự án.
Câu hỏi thường gặp về dịch vụ doanh nghiệp
Doanh nghiệp nhỏ nên bắt đầu thuê dịch vụ công nghệ từ đâu?
Chúng tôi thường khuyên bắt đầu từ một nhu cầu cụ thể, ví dụ một website giới thiệu doanh nghiệp hoặc một công cụ quản lý khách hàng. Đừng mua cả gói lớn ngay từ đầu. Làm từng bước giúp bạn học cách làm việc với đối tác và kiểm soát chi phí tốt hơn. Khi đã quen quy trình, bạn mới đủ tự tin mở rộng phạm vi. Nếu đang phân vân về công cụ quản lý khách hàng, bạn có thể tham khảo thêm so sánh giải pháp CRM giá rẻ cho doanh nghiệp nhỏ để có cái nhìn thực tế hơn.
Làm sao biết một báo giá dịch vụ có hợp lý hay không?
Hãy so sánh ít nhất ba báo giá trên cùng một brief. Nếu chênh lệch quá lớn, hãy hỏi lý do. Báo giá quá thấp thường thiếu hạng mục hoặc để dành khoản phát sinh về sau. Báo giá quá cao có thể đến từ phạm vi rộng hơn mức bạn thực sự cần. Đối chiếu từng dòng là cách chắc chắn nhất để phát hiện những khác biệt này.
Cần chuẩn bị những gì trước khi gặp đối tác cung cấp dịch vụ?
Bạn nên có một brief ngắn, danh sách câu hỏi về quyền sở hữu, bảo trì và hỗ trợ, cùng ngân sách dự kiến. Chuẩn bị như vậy giúp buổi gặp đi thẳng vào vấn đề, thay vì chỉ nghe giới thiệu chung chung rồi ra về mà chưa rõ điều gì.
Có nên tự làm nội bộ thay vì thuê ngoài không?
Điều này tùy vào quy mô và năng lực nhân sự của bạn. Nếu công việc không đòi hỏi kỹ thuật chuyên sâu và thường xuyên thay đổi, tự làm có thể tiết kiệm hơn. Nếu cần chất lượng cao trong thời gian ngắn, thuê ngoài thường hiệu quả hơn. Nhiều doanh nghiệp kết hợp cả hai cách, chẳng hạn tự quản lý nội dung hằng ngày và thuê ngoài phần kỹ thuật.
Lời khuyên cuối cùng của chúng tôi: trước khi ký bất kỳ hợp đồng nào, hãy đọc kỹ điều khoản về quyền sở hữu và bảo trì. Sau đó, chỉ định một người đầu mối theo dõi dự án từ đầu đến cuối. Hai việc này tốn ít công sức nhưng giúp tránh được phần lớn những rắc rối đã nêu ở trên. Nếu bạn quan tâm đến dịch vụ chứng chỉ SSL cho website doanh nghiệp, đó cũng là một hạng mục đáng tìm hiểu kỹ trước khi quyết định.