Khi bắt đầu tìm một phần mềm mới cho công việc, điều khiến nhiều người đau đầu nhất không phải là thiếu lựa chọn, mà là có quá nhiều lựa chọn. Mỗi nhà cung cấp đều tự nhận là tốt nhất, và các bài viết trên mạng thì mỗi nơi một kiểu. Chính vì vậy, review, đánh giá và so sánh giải pháp là kỹ năng quan trọng mà bạn nên nắm trước khi bỏ tiền. Trong bài này, chúng tôi chia sẻ cách làm mà đội ngũ bên mình vẫn áp dụng khi tư vấn cho các chủ shop và doanh nghiệp nhỏ.
Vì sao cần review trước khi chọn phần mềm?
Một phần mềm sau khi triển khai thường kéo theo chi phí, thời gian đào tạo nhân viên và cả quy trình làm việc. Nếu chọn sai, bạn có thể phải trả thêm tiền để chuyển sang công cụ khác. Vì thế, việc dành vài giờ để đánh giá kỹ luôn đáng giá hơn nhiều so với việc đổi công cụ sau nửa năm.
Bên mình từng gặp một trường hợp khá điển hình. Một chủ cửa hàng bán thiết bị gia dụng đăng ký ngay gói phần mềm quản lý đắt nhất vì thấy nhiều tính năng hấp dẫn. Ba tháng sau, anh ấy chỉ dùng đúng hai chức năng là quản lý tồn kho và in hóa đơn. Phần còn lại trở thành gánh nặng về chi phí và giao diện rối rắm cho nhân viên. Nếu anh ấy đánh giá theo nhu cầu thực tế từ đầu, kết quả đã khác.
Các tiêu chí nên dùng khi đánh giá
Trước khi đọc bất kỳ bài review nào, bạn nên tự đặt ra một danh sách tiêu chí của riêng mình. Điều này giúp bạn không bị cuốn theo những tính năng nghe thì hay nhưng không thực sự cần thiết.
- Chức năng cốt lõi: phần mềm có giải quyết đúng vấn đề chính của bạn không? Đừng vội tin vào danh sách tính năng dài dằng dặc.
- Chi phí thực tế: ngoài giá gói, hãy hỏi thêm về phí cài đặt, phí người dùng tăng thêm và phí nâng cấp sau này.
- Dễ sử dụng: nhân viên của bạn có học nhanh được không? Thử bản dùng thử là cách kiểm tra đáng tin nhất.
- Hỗ trợ kỹ thuật: khi gặp sự cố vào giờ cao điểm, bạn liên hệ được ai và trong bao lâu?
- Khả năng mở rộng: khi công việc tăng trưởng, phần mềm có đáp ứng được không?
Trong đó, chúng tôi thường khuyên khách hàng ưu tiên chức năng cốt lõi và chi phí thực tế. Hai yếu tố này quyết định phần lớn trải nghiệm lâu dài, còn các tính năng phụ có thể bổ sung sau.
Cách so sánh giải pháp một cách công bằng
So sánh không có nghĩa là lập bảng đầy đủ mọi ô rồi đếm xem bên nào có nhiều dấu tích hơn. Một cách làm thực dụng hơn là chọn ba đến năm ứng viên phù hợp nhất, sau đó dùng thử từng cái với cùng một quy trình công việc thật. Bạn sẽ thấy ngay chỗ nào mượt, chỗ nào vướng.
Khi đối chiếu, hãy ghi chép cảm nhận của những người sẽ thực sự dùng phần mềm, không chỉ người quyết định mua. Một công cụ có thể rất mạnh trên giấy nhưng lại khiến nhân viên kế toán hay nhân viên kho phàn nàn mỗi ngày. Ý kiến của họ thường cho bạn bức tranh sát thực tế hơn bất kỳ thông số nào.
Ví dụ, nếu bạn đang cân nhắc giữa một phần mềm CRM và một công cụ quản lý khách hàng đơn giản, bạn có thể tham khảo thêm so sánh giải pháp CRM giá rẻ cho doanh nghiệp nhỏ để hiểu rõ hơn về mức chi phí và tính năng phù hợp với quy mô của mình.
Đọc review sao cho đúng
Không phải bài review nào cũng khách quan. Một số bài được viết để quảng cáo, một số khác chỉ tổng hợp lại thông tin từ trang chủ của nhà cung cấp. Khi đọc, bạn nên để ý xem tác giả có nêu ra cả điểm yếu của sản phẩm hay không. Một bài chỉ toàn lời khen thì nên đọc với tinh thần cẩn trọng hơn.
Ngoài ra, hãy so sánh nhiều nguồn khác nhau. Nếu ba bài viết cùng chỉ ra một điểm yếu, khả năng cao đó là vấn đề thật. Nếu chỉ một bài nhắc đến, bạn nên kiểm tra thêm. Với các chủ đề về công nghệ và phần mềm, bạn cũng có thể tìm hiểu nền tảng qua bài kiến thức công nghệ nền tảng cho người làm marketing để tự tin hơn khi đọc các thông số kỹ thuật.
Những sai lầm thường gặp
Có vài lỗi mà đội ngũ bên mình thấy lặp đi lặp lại. Đầu tiên là chọn theo thương hiệu nổi tiếng mà không kiểm tra nhu cầu thực tế. Thứ hai là bỏ qua bước dùng thử và quyết định chỉ dựa trên video giới thiệu. Thứ ba là không tính đến chi phí phát sinh, để đến khi hóa đơn gia hạn mới giật mình.
Một lỗi nữa là quên hỏi về cách dữ liệu được lưu trữ và di chuyển. Nếu một ngày bạn muốn rời khỏi phần mềm, dữ liệu của mình có xuất ra được không, và ở định dạng nào? Đây là câu hỏi nhỏ nhưng ảnh hưởng rất lớn về sau.
Nếu bạn đang tìm một nơi tham khảo thêm về cách đánh giá các nhà cung cấp dịch vụ kỹ thuật, bài checklist kỹ thuật khi đánh giá công ty ứng dụng AI cũng là một gợi ý hữu ích để bạn đặt thêm câu hỏi với nhà cung cấp.
Kết luận
Việc review, đánh giá và so sánh giải pháp phần mềm không cần phức tạp. Bạn chỉ cần xác định rõ nhu cầu, đặt ra tiêu chí riêng, dùng thử những ứng viên phù hợp nhất và lắng nghe người sẽ thực sự làm việc với công cụ đó. Quyết định tốt đến từ sự chuẩn bị kỹ lưỡng, không đến từ việc chọn cái tên nghe quen nhất.
Chúng tôi hy vọng những kinh nghiệm trên giúp bạn bớt băn khoăn khi chọn lựa. Nếu bạn đang ở giai đoạn đầu và muốn hiểu thêm về các hướng đi khác, bạn có thể tham khảo thêm bài tích hợp AI vào phần mềm: góc nhìn kỹ thuật vận hành để có cái nhìn toàn cảnh hơn.