Sắp xếp công việc hiệu quả và duy trì lịch trình tốt sẽ giúp bạn quản lý được thời gian của mình một cách chủ động. Đừng lãng phí thời gian trôi qua một vô ích, hãy lên kế hoạch một cách khoa học nhất. Nói có vẻ dễ nhưng để làm được điều này cần có kỹ năng. Hãy cùng chúng tôi tham khảo bài viết hướng dẫn cách sắp xếp công việc và duy trì lịch trình hiệu quả.
Hướng dẫn cách sắp xếp công việc và duy trì lịch trình hiệu quả
Lập danh sách những việc cần làm
Việc đầu tiên hãy liệt kê ra những công việc cần làm trong ngày, tuần, tháng. Điều này sẽ giúp bạn quản lý được quỹ thời gian quý giá của mình. Bạn sẽ nắm rõ được những danh sách công việc, không phải tốn thời gian nhớ xem hôm nay mình có việc gì hay còn những việc nào cần thực hiện.
Sắp xếp theo mức độ quan trọng
Xác định được mức độ quan trọng của từng công việc, việc nào không thể trì hoãn, cần làm ngay. Ví dụ cụ thể nhất giúp bạn dễ hiểu nhé, giả sử trong 1 tuần bạn có một bài luận, một báo cáo thí nghiệm và hai bài kiểm tra. Bây giờ phải làm sao nhỉ?
Hãy đặt câu hỏi cho mình xem việc nào quan trọng nhất, cần làm trước và thời gian để hoàn thành nó sẽ trong bao lâu? Nhiệm vụ nào dealine trước? Nhiệm vụ nào mất nhiều thời gian nhất? Nhiệm vụ nào khó nhất?
Tiếp theo hãy quyết định ưu tiên là ở bạn. Bởi bạn là người hiểu bản thân mình nhất, biết khả năng thực hiện nó sẽ ra sao. Hãy chọn cơ chế ưu tiên phù hợp nhất với mình nhé.
Chia thời gian hợp lý
Hãy dự kiến thời gian cho mỗi công việc là bao nhiêu và ghi rõ ra. Chẳng hạn, bạn có thể lên lịch cho một ngày cụ thể như việc học (2 tiếng), tập thể dục (40 phút), dọn nhà (1 tiếng), soạn email (30 phút). Điểm quan trọng ở đây là chia thời gian hợp lý để hoàn thành đúng từng công việc. Bạn sẽ cảm thấy căng thẳng nếu lịch làm việc quá dày, tính toán thời gian cho mỗi việc không như thực tế.
Lưu ý, hãy tính cả thời gian đi lại khi lên lịch làm việc. Ví dụ, thời gian đi xe máy tới trường để học, đến phòng tập gym, lên thư viện cũng cần xác định rõ ràng.
Tận dụng tối đa thời gian
Hãy tận dụng mọi khoảng thời gian trống để xem xét công việc. Ví dụ khi bạn đi khám phải chờ đợi, hãy tận dụng lúc này có thể check mail, trả lời công việc hay đơn giản là nghiên cứu thêm vấn đề việc mình sắp làm. Bằng cách luôn có việc để làm sẽ khiến bạn cảm thấy ý nghĩa hơn rất nhiều.
Luôn có thời gian dự phòng cho mỗi công việc
Những người kiểm soát tốt thời gian lịch trình làm việc thường sẽ có thời gian dự phòng cho mỗi công việc. Bởi không phải việc nào cũng chuẩn thời gian 100% như dự kiến. Khoảng thởi gian dự phòng rất quan trọng, bởi ai biết được những việc đột xuất có thể xảy ra bất cứ lúc nào.
Hạn chế gián đoạn
Hãy thực hiện đúng lịch trình đã lên kế hoạch và hạn chế gián đoạn nhất có thể. Hãy để chế độ điện thoại im lặng, tránh những cuộc tụ họp vô bổ. Nếu bạn thường xuyên di chuyển, hãy chọn cho mình không gian thoải mái nhất để tập trung hoàn thành công việc.
Cách duy trì lịch trình hiệu quả bằng ứng dụng
Có nhiều cách lên lịch trình cho mình, có người ghi ra sổ ghi chép hàng ngày, có người lại theo dõi trên máy tính. Theo công ty lập trình phần mềm Mona Software, có nhiều ứng dụng trên điện thoại được tạo ra để tạo lịch trình và duy trì nó hiệu quả.
Ứng dụng quản lý công việc thông minh sẽ giúp bạn nhìn rõ lịch trình của mình thông qua các màn hình có thiết kế UI UX khoa học, thông minh, đặc biệt có phần nhắc việc và hẹn giờ. Bạn có thể sắp xếp và tô màu những nhiệm vụ ưu tiên. Ví dụ, màu đỏ đại diện cho công việc, xanh lá cây là việc nhà…. Điều này tránh nhàm chán và tiếp thêm động lực phải không?
Đánh dấu những nhiệm vụ đã hoàn thành
Với nhiều người, việc đánh dấu những nhiệm vụ đã hoàn thành như một phần thưởng cho bản thân, điều này tiếp thêm động lực đáng kể để bạn hoàn thành lịch trình khoa học của mình. Nhớ chuyển những việc chưa hoàn thành được trong ngày hôm nay sang lịch làm việc hôm sau, hoặc sử dụng các loại app chấm công để nhắc nhở bạn
Điều chỉnh lịch làm việc nếu cần
Một trong những điều quan trọng cần lưu tâm là thường xuyên kiểm tra xem lịch làm việc đã phù hợp chưa. Hãy nhìn vào lịch làm việc và đánh giá cảm xúc của bạn. Những công việc được đánh dấu hoàn thành bạn có cảm thấy tích cực và làm việc năng suất hơn không? Nếu có thì đây chính là lịch trình phù hợp với bạn rồi đấy.
Tuy nhiên, nếu bạn đang cảm thấy quá nhiều công việc sắp xếp dày đặc và bị dồn sang ngày hôm sau quá nhiều, có lẽ bạn cần điều chỉnh lại để tránh bị áp lực và chán nản. Việc thay đổi lịch làm việc thường xuyên là chuyện bình thường, sẽ mất nhiều thời gian để bạn có thể tự điều chỉnh được đâu là lịch trình tốt nhất cho mình.
Trên đây là những chia sẻ của VFPress về cách sắp xếp công việc và duy trì lịch trình hiệu quả. Khi bạn sắp xếp công việc khoa học, bạn sẽ cảm thấy quỹ thời gian của mình thoải mái, nới rộng hơn đáng kể. Do đó, ngay từ hôm nay hãy lên kế hoạch cho mình để tránh lãng phí thời gian nhé. Chúc bạn thành công!