Top 5 điều cần biết về kinh doanh và quản trị: trả lời nhanh
Top 5 điều cần biết về kinh doanh và quản trị thường bắt đầu từ một tình huống chúng tôi gặp đi gặp lại. Một startup tăng từ 5 lên 50 người chỉ trong vài quý. Khi đó, gần như đội ngũ nào cũng phải đối mặt với cùng một nhóm vấn đề. Đó là theo dõi dòng tiền, ra quyết định dựa trên số liệu, xây quy trình nội bộ, phân quyền rõ ràng và kiểm soát chi phí công nghệ.
Chúng tôi chọn đúng năm điều này vì nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam vấp ngã ngay ở những chỗ đó khi tăng trưởng nhanh. Không phải vì họ thiếu nỗ lực, mà vì mọi thứ lớn lên quá nhanh để kịp sắp xếp lại.
Bài viết dành cho founder, COO và trưởng phòng vận hành đang mở rộng quy mô. Mỗi điều đều có tiêu chí chọn, đối tượng phù hợp và những hạn chế thực tế cần lưu ý. Bạn có thể đọc theo thứ tự, hoặc nhảy thẳng đến phần đang gặp khó khăn nhất.
Tiêu chí chọn năm điều này và ai nên đọc
Chúng tôi không chọn theo lý thuyết quản trị chung chung. Mỗi điều gắn với một giai đoạn tăng trưởng cụ thể mà chúng tôi đã thấy lặp lại nhiều lần. Ví dụ, khi doanh nghiệp bắt đầu có doanh thu nhưng chưa có kế toán chuyên trách, việc theo dõi tiền thường là thứ bị bỏ quên đầu tiên. Người điều hành đang bận chốt hợp đồng, nên tiền về bao nhiêu và khi nào về thường chỉ được ước lượng bằng cảm giác.
Founder ở giai đoạn seed và doanh nghiệp đã có doanh thu ổn định cần cách tiếp cận khác nhau. Với seed, mục tiêu trước mắt là giữ đủ tiền để tồn tại. Với doanh nghiệp đã ổn định, bạn cần bảo đảm bộ máy không tự làm chậm chính mình khi số người tăng lên. Nếu bạn đang ở giai đoạn nào, hãy đọc kỹ phần tương ứng.
Cần nói rõ một điều: không có công thức nào đúng cho mọi ngành. Một công ty logistics và một công ty phần mềm có nhịp dòng tiền khác hẳn nhau. Hãy lấy các nguyên tắc dưới đây làm khung, rồi điều chỉnh theo mô hình kinh doanh của chính mình. Nếu cần tham khảo thêm về cách hình thành kế hoạch từ đầu, bạn có thể xem các bước lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả cho người mới bắt đầu.
Lấy dòng tiền làm trụ cột, đừng chỉ nhìn lợi nhuận trên sổ sách
Dòng tiền là tiền thật đi vào và đi ra khỏi tài khoản mỗi tuần. Lợi nhuận là con số kế toán có thể rất đẹp nhưng vẫn không đủ tiền trả lương cuối tháng. Đây là lý do nhiều startup có doanh thu tăng đều vẫn hết tiền một cách đột ngột.
Thủ phạm thường là công nợ khách hàng kéo dài. Giả sử bạn ký hợp đồng 200 triệu đồng, nhưng khách hẹn thanh toán sau 90 ngày. Trong khi đó, lương và tiền thuê văn phòng vẫn phải trả đều đặn mỗi tháng. Trên giấy, bạn vẫn đang có lãi. Tuy vậy, tài khoản gần như trống rỗng. Chúng tôi từng thấy một đội ngũ phải vay tạm để trả lương, đúng vào thời điểm họ vừa ghi nhận doanh thu kỷ lục.
Cách chúng tôi khuyên là lập dự báo dòng tiền 13 tuần và cập nhật mỗi tuần. Bảng này chỉ cần ghi tiền dự kiến thu, tiền dự kiến chi và số dư cuối mỗi tuần. Nhờ vậy, bạn nhìn thấy trước những tuần có nguy cơ âm quỹ. Khi đó bạn còn đủ thời gian để đàm phán lại thời hạn thanh toán hoặc điều chỉnh khoản chi.
Có một lưu ý quan trọng: dự báo luôn sai lệch. Điều đáng quan tâm không phải là dự báo chính xác tuyệt đối, mà là bạn phản ứng nhanh đến mức nào khi số thực tế lệch khỏi số dự báo. Nếu khách trễ hạn, bạn có kịp gọi điện thương lượng không, hay đến ngày cần tiền mới phát hiện? Thói quen cập nhật đều đặn quan trọng hơn độ chính xác của lần dự báo đầu tiên.
Chọn số liệu để ra quyết định, tránh để cảm tính dẫn dắt
Trong các buổi họp điều hành, rất dễ xảy ra cảnh hai người có ý kiến trái ngược nhau và không ai chứng minh được ai đúng. Thiết lập từ 5 đến 7 chỉ số cốt lõi giúp giảm đáng kể tình trạng này. Một số chỉ số phổ biến gồm chi phí thu hút một khách hàng, tỷ lệ khách rời bỏ và thời gian hoàn vốn cho mỗi khách hàng.
Chi phí thu hút khách hàng được tính bằng tổng chi cho marketing và bán hàng, chia cho số khách mới trong cùng kỳ. Tỷ lệ rời bỏ là phần trăm khách ngừng sử dụng dịch vụ trong một tháng. Thời gian hoàn vốn cho biết lợi nhuận từ một khách hàng cần bao lâu để bù lại chi phí đã bỏ ra để thu hút họ. Ba con số này đi cùng nhau sẽ cho bạn bức tranh rõ hơn nhiều so với việc chỉ nhìn doanh thu.
Lợi ích lớn nhất là cả nhóm có một ngôn ngữ chung. Thay vì tranh cãi theo kiểu “tôi thấy thị trường đang khó”, mọi người có thể bàn về con số cụ thể và cùng thống nhất hướng xử lý. Tuy nhiên, đừng đưa quá nhiều chỉ số vào báo cáo. Khi danh sách dài, không ai còn đủ tập trung để theo dõi. Hãy bắt đầu với năm chỉ số và chỉ thêm khi thật sự cần.
Xây quy trình nội bộ đủ rõ để người mới cũng làm được
Khi doanh nghiệp còn nhỏ, mọi việc thường nằm trong đầu một vài người. Đến khi số nhân sự vượt quá khoảng 20, mô hình đó bắt đầu rạn nứt. Việc không ai biết ai chịu trách nhiệm cho bước nào trở thành nguyên nhân chính khiến đơn hàng bị trễ hoặc khách hàng phải chờ lâu.
Bạn không cần viết quy trình dày hàng trăm trang. Hãy bắt đầu bằng việc vẽ lại ba đến năm quy trình quan trọng nhất, ví dụ từ lúc nhận đơn đến lúc giao hàng, hoặc từ lúc khách đăng ký dùng thử đến khi ký hợp đồng. Mỗi bước ghi rõ ai làm, làm trong bao lâu và kết quả cần đạt là gì. Một trang giấy có thể đủ cho nhiều đội ngũ.
Một vài nguyên tắc chúng tôi thường nhắc lại khi hướng dẫn khách hàng:
- Ghi tên người phụ trách cho từng bước, không để trống.
- Đặt thời hạn cụ thể, ví dụ phản hồi khách trong vòng bốn giờ làm việc.
- Lưu quy trình ở nơi mọi người dễ tìm và cập nhật khi có thay đổi.
Đừng chờ đến khi có vấn đề mới viết quy trình. Khi mọi thứ đang trơn tru, bạn có thời gian bình tĩnh để làm việc này. Khi khủng hoảng đã xảy ra, ai cũng chỉ muốn dập lửa. Với các đội ngũ làm việc từ xa, việc viết quy trình càng quan trọng hơn, và bạn có thể tham khảo thêm kinh nghiệm quản lý đội ngũ remote cho startup công nghệ.
Phân quyền rõ ràng để quyết định không bị kẹt ở một người
Một dấu hiệu dễ nhận biết là khi bạn đi vắng hai ngày, công việc gần như đứng yên. Điều đó cho thấy quyền quyết định đang tập trung quá nhiều vào một người. Phân quyền không có nghĩa là buông bỏ hoàn toàn. Nó là việc xác định rõ phạm vi quyết định của từng vị trí.
Chúng tôi thường đề xuất một bảng đơn giản chia ba mức: việc trưởng nhóm được tự quyết, việc cần thống nhất với quản lý và việc phải đưa lên ban lãnh đạo. Ví dụ, một nhân viên kinh doanh có thể tự giảm giá tối đa 5% cho khách quen. Mức giảm lớn hơn thì cần trưởng phòng duyệt. Chiết khấu trên 15% thì đưa ra ban lãnh đạo. Bảng này giúp người làm việc biết giới hạn của mình và không phải hỏi lại mọi thứ.
Điều cần cẩn trọng là đừng phân quyền trên giấy mà không đi kèm thông tin. Người được trao quyền cần thấy số liệu liên quan để quyết định đúng. Nếu họ không biết đơn hàng đang lời hay lỗ, quyền tự quyết chỉ tạo thêm rủi ro.
Kiểm soát chi phí công nghệ trước khi nó tự nuốt ngân sách
Chi phí phần mềm là khoản dễ bị bỏ qua nhất. Mỗi công cụ chỉ tốn vài trăm nghìn đồng mỗi tháng, nên ít ai thấy cần xem xét. Nhưng khi công ty có 40 công cụ đăng ký rải rác khắp các phòng, con số cộng lại có thể lên đến hàng chục triệu đồng mỗi tháng.
Chúng tôi từng rà soát cho một doanh nghiệp vừa và phát hiện nhiều tài khoản không còn ai sử dụng. Có người đã nghỉ việc từ lâu nhưng gói đăng ký vẫn được gia hạn tự động. Việc kiểm kê này mất khoảng nửa ngày, nhưng tiết kiệm được một phần đáng kể ngân sách hàng tháng.
Bạn nên lập danh sách tất cả phần mềm đang dùng, ghi rõ người phụ trách, chi phí và ngày gia hạn. Mỗi quý, hãy hỏi lại một câu đơn giản: công cụ này còn mang lại giá trị tương xứng với chi phí không? Nếu câu trả lời là không chắc chắn, hãy tạm dừng hoặc thử phương án thay thế rẻ hơn.
Kết luận: bắt đầu từ việc nhỏ nhưng làm đều đặn
Năm điều trên không đòi hỏi bạn phải có đội ngũ chuyên gia lớn hay ngân sách khủng. Phần lớn chỉ cần một bảng tính, một trang quy trình và vài buổi rà soát định kỳ. Điều khó nhất là giữ thói quen làm đều đặn khi công việc đang ngập đầu.
Nếu chỉ chọn một việc để bắt đầu tuần này, chúng tôi khuyên bạn lập dự báo dòng tiền 13 tuần. Từ đó, các phần còn lại sẽ dần được kéo theo. Khi đã nắm rõ tiền đang đi đâu, bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc chọn số liệu, viết quy trình, phân quyền và kiểm soát chi phí. Và nếu muốn mở rộng sang các lĩnh vực kinh doanh khác, bạn có thể tham khảo thêm chuyên mục kinh doanh của chúng tôi.