Gần đây mấy anh chị làm kinh doanh mảng bán lẻ hay hỏi tôi vụ chi phí làm app để bán hàng hoặc quản lý kho bãi nội bộ. Tháng trước tôi vừa đụng chuyện này. Đi hỏi giá, ngồi tính nhẩm, giật mình. Hên là sau đó rẽ sang đường khác nhờ AI, rẻ hơn hẳn. Bài này tôi kể lại chi tiết quá trình hai bố con nhà tôi tự dựng cái app quản lý cho cửa hàng để anh chị tiện hình dung và có thêm phương án tính toán.
Chi phí làm app hiện nay báo bao nhiêu?
Ban đầu tôi đâu có ý định tự làm phần mềm. Tôi quản lý hai cửa hàng bán đồ gia dụng, dạo này đông khách, mọi thứ cứ dồn hết vào mấy file Excel. Nhìn các cột số liệu nhảy lộn xộn, nhân viên thì cập nhật nhầm ô liên tục, cuối tháng đối soát hàng hoá với tiền mặt lệch nhau mấy triệu bạc. Lúc đó tôi quyết định phải có một cái ứng dụng chạy trên máy tính riêng. Yêu cầu của tôi thực ra cũng gọn nhẹ lắm. Tôi cần app để nhân viên nhập đơn hàng, tra cứu tồn kho theo mã vạch. Khách mua đồ quét mã VietQR chuyển khoản thì phần mềm tự khớp đơn rồi báo nhận tiền luôn trên màn hình máy tính của thu ngân. Còn tôi đi nhậu hay đi lấy hàng ngoài đường thì mở điện thoại lên xem doanh thu theo ngày là đủ.
Tôi cẩn thận soạn yêu cầu rồi gửi cho ba công ty chuyên viết phần mềm. Đợi vài hôm, chi phí làm app mà ba bên báo về lần lượt là 60 triệu, 85 triệu và 120 triệu đồng. Họ hẹn thời gian làm mất tầm hai đến ba tháng. Đọc xong toát mồ hôi. Đó mới là tiền phí xây dựng hệ thống ban đầu. Mỗi năm tôi còn phải đóng thêm một khoản phí bảo trì mười mấy phần trăm nữa. Thỉnh thoảng muốn thêm bớt một nút bấm nhỏ hay tính năng in tem dán mã vạch thì lại phải làm báo giá nghiệm thu lắt nhắt.
Tôi dạo qua một vòng các trang tin tức xem chi phí thiết kế app mặt bằng chung năm 2026 đang ở mức nào. Theo thị trường, giá làm app đơn giản dao động 40 đến 80 triệu đồng. Những app tầm trung phức tạp hơn rơi vào 80 đến 200 triệu, còn hệ thống lớn thì từ 200 triệu trở lên. Mấy chục triệu cho một phần mềm nội bộ của hai cửa hàng nhỏ, tôi thấy chát. Kẹt ở đó mấy hôm.
Mua phần mềm đóng gói theo tháng
Lúc thấy giá thiết kế app riêng cao quá, tôi chuyển qua đường thứ hai. Đó là đi thuê mấy ứng dụng có sẵn của các hãng phần mềm. Cứ tải ứng dụng về máy, đóng vài trăm ngàn mỗi tháng là dùng được ngay, không mất hàng chục triệu hay thời gian chờ đợi.
Nhưng lúc vào xài thử rồi áp dụng cho nhân viên mới thấy đầy rắc rối phát sinh. Các ứng dụng đóng gói sẵn người ta làm theo quy trình chung, phục vụ cho hàng ngàn cửa hàng cùng lúc. Cách tôi tính hoa hồng cho thợ lắp máy lạnh hơi đặc thù, phụ thuộc vào số mét ống đồng và vật tư đi kèm. Phần mềm có sẵn không cho phép người dùng cấu hình tính toán kiểu đó.
Thành ra nhân viên của tôi cứ phải ghi chép số liệu phụ tùng ra cuốn sổ tay, tính nhẩm bằng máy tính bỏ túi ở ngoài, đến cuối ngày mới cộng gộp rồi nhập tổng số tiền vào hệ thống. Việc này vừa làm nhân viên thấy hơi cực vừa rất dễ tính nhầm tiền lúc cửa hàng đông khách. Trả tiền hàng tháng để mua tiện lợi mà cuối cùng quy trình làm việc của cửa hàng lại bị gò bó theo máy móc thì tôi thấy bực mình. Thế là tôi huỷ gói. Bỏ hướng đó.
Tự làm app bằng AI và chi phí thực tế
Ngay dịp cuối tuần trước, thằng con trai lớn học ngành công nghệ thông tin của tôi về nhà chơi. Thấy bố cứ vò đầu bứt tai vụ làm phần mềm, nó kéo ghế rủ tôi ngồi lại rồi bảo để nó thử dùng AI viết code luôn xem sao.
Hai bố con pha ấm trà, ngồi hì hục hai buổi tối cuối tuần. Tôi phụ trách lên ý tưởng, nói luồng chạy khách hàng, mô tả cái mình cần bằng tiếng Việt đời thường. Thằng con tôi lấy ý của bố gõ lệnh vào công cụ AI Claude Code. Tôi nhìn màn hình mà há hốc mồm, thấy con AI tự gõ ra từng dòng code chạy chữ liên tục, dựng luôn cả nút bấm, bảng biểu trên màn hình. Hai bố con bàn bạc, chỉnh giao diện tới lui một hồi là có cái app chạy được trên máy tính ở nhà. Hai buổi tối.
Lúc này tôi mới vỡ lẽ ra một chuyện. Nhờ AI, công đoạn viết code vốn tốn tiền và chất xám nhiều nhất trong báo giá giờ gần như không tốn gì, miễn là trong nhà có người biết đọc lỗi. Mô tả đúng ý là có sản phẩm.
Tiền chi phí làm app thực sự bây giờ nằm ở chỗ khác. Đó là phần hạ tầng kỹ thuật để đưa cái app đó lên mạng internet cho nhân viên ở cả hai chi nhánh của tôi xài chung. App cần một máy chủ để chạy ứng dụng liên tục, cần kho dữ liệu database để lưu danh sách tên tuổi khách hàng, cần mua một cái tên miền cho đàng hoàng. Kèm theo đó là hệ thống email tự động báo giá và cổng thu tiền.
Trước giờ con tôi làm bài tập trên trường hay dùng AI viết code rồi đưa thẳng lên mấy dịch vụ đám mây của nước ngoài như Vercel hay Supabase. Giao diện tiếng Anh thì con tôi đọc dễ dàng, nhưng cứ tính cước bằng đồng đô la là tôi thấy ngại. Thêm nữa kế toán nhà tôi cũng kêu trời vì hoá đơn dịch vụ nước ngoài không có mã số thuế Việt Nam, không cách nào hạch toán và khai báo chi phí hợp lệ được.
Thằng con bèn đổi hướng, lấy tài liệu hướng dẫn của MONA Cloud nạp cho AI đọc để nó tự cấu hình hạ tầng trong nước. Chỗ tôi thích là AI tính gói rồi báo giá bằng tiền Việt ngay trên màn hình, hỏi tôi đồng ý không rồi mới tạo. Tôi gật, con bấm. Máy chủ lên trong vài phút, còn tên miền thì chờ tôi xác thực chủ thể mất thêm một buổi.
Bảng kê chi phí vận hành hàng tháng
Tiền chi phí thiết kế app ban đầu lúc này biến thành tiền duy trì hạ tầng mạng hàng tháng. Dưới đây là số tôi đang trả thật để app nhà mình chạy.
Với máy chủ chứa phần mềm, tôi thuê một gói nhỏ nhất của hãng có giá 550đ cho mỗi giờ sử dụng. Tôi để app chạy liên tục nguyên một tháng trời thì tốn khoảng 396.000đ. Đáng lẽ theo tiêu chuẩn thì hệ thống cần dùng thêm gói MONA Base có giá tầm 1.700đ/giờ để xử lý riêng luồng dữ liệu cho ổn định. Nhưng hiện tại hai cửa hàng của tôi chưa có dữ liệu nhiều, con tôi chủ động cài phần lưu trữ xài chung vào máy chủ ban đầu luôn để tiết kiệm. Về phần tên miền .vn cho anh em nhân viên dễ gõ, giá niêm yết là 756.000đ một năm. AI tra tên còn trống, điền sẵn bản khai. Tôi mở app ngân hàng quét mã QR trả tiền, xác thực chủ thể một lần, bên MONA lo luôn chứng chỉ SSL.
Chuyện thu tiền cũng nhẹ nhàng hẳn đi. Khách mua quạt hay máy lọc nước lấy điện thoại quét mã VietQR là tiền chạy thẳng tắp vào tài khoản ngân hàng cá nhân của tôi, app tự động báo nhận tiền và gạch nợ đơn hàng. Tôi đang xài công cụ MONA Pay, bên này cho miễn phí 500 giao dịch tự động mỗi tháng. Hai cửa hàng gia dụng của tôi trung bình một tháng chừng 350 lượt khách chọn chuyển khoản, tính ra chưa vượt hạn mức nên khoản này bằng không. Tương tự với việc gửi email thông báo bảo hành, hệ thống MONA Mail miễn phí tới 3.000 thư một tháng, cửa hàng tôi gửi không hết nổi.
Tháng đầu, tính cả tiền tên miền cho nguyên năm, tôi chi chưa tới 1,2 triệu đồng. Các tháng sau nạp ví chừng 400.000đ là đủ. Con số đó ở đâu ra thì tôi có mở bảng giá theo giờ của MONA Cloud xem cho kỹ: CPU 250đ, RAM 150đ, ổ đĩa 15đ mỗi giờ, cộng lại đúng con số máy nhỏ nhất. Cuối tháng bên MONA xuất hoá đơn VAT có tên và mã số thuế cửa hàng, kế toán in ra kẹp hồ sơ, gọn.
Hai điểm dở khi tự dựng app
Tự làm tiết kiệm được khoản lớn ở giá làm app ban đầu. Nhưng nói đi cũng phải nói lại, có hai chỗ dở.
Thứ nhất, app nhà làm thì hỏng hóc ở đâu mình phải tự tìm hiểu sửa ở đó. Nếu mình trả tiền chi phí thiết kế app cho đơn vị chuyên nghiệp thì họ có nghĩa vụ bảo hành, cập nhật vá lỗi hệ thống nhanh chóng. Còn ở đây không ai lo bảo trì hộ mình cả. Ngay trong tháng đầu áp dụng bán hàng thực tế, phần mềm tính sai số lượng tồn kho của kho số hai đến tận ba lần. Những lúc lỗi hệ thống như thế mà con trai tôi bận đi thi trên trường, thu ngân ở cửa hàng đành phải lấy sổ tay ra ghi chép bán hàng thủ công. Đợi đến tối muộn nó đi học về, lại phải pha ly cà phê ngồi đọc từng dòng báo lỗi rồi rà soát sửa lại hàm tính toán. Xót con, nhưng đó là cái giá của việc không có ai bảo trì.
Thứ hai, bộ công cụ MONA eInvoice để xử lý hoá đơn điện tử hiện tại vẫn đang trong giai đoạn xây dựng, thành ra app của tôi chưa xuất hoá đơn thật cho khách hàng được. Thiếu khúc này nên luồng bán hàng của tôi chưa liền một mạch. Mấy khách hàng là công ty đến mua tủ lạnh cần xuất hoá đơn đỏ VAT, nhân viên nhà tôi vẫn phải mở phần mềm hoá đơn điện tử đời cũ lên, gõ tay tên công ty và mã số thuế rồi xuất thủ công từng tờ một.
Lựa chọn đặt công ty hay tự dựng
Nhìn lại mấy tuần hì hục vừa qua và đem đối chiếu với mấy cái báo giá, tôi chốt lại vài ý cho anh chị em làm kinh doanh đang phân vân tính toán chi phí làm app quản lý.
Nếu anh chị điều hành công ty quy mô lớn, chuỗi nhiều cửa hàng, quy trình qua nhiều kho, thì nên chuẩn bị ngân sách từ vài chục tới hàng trăm triệu để giao cho đội phần mềm chuyên nghiệp. Họ có hợp đồng bảo hành, có người sửa sự cố trong đêm, kinh doanh không đứng.
Còn quy mô một hai cửa hàng như nhà tôi, chỉ cần app nội bộ theo dõi bán hàng, và điều kiện quan trọng là nhà có người rành máy tính, thì tự làm bằng AI tiết kiệm hẳn. Số liệu mình giữ. Quy trình mình đặt, không phải gò theo người khác.
Phần mềm nhà tôi giờ chạy khá ổn. Tháng sau nghỉ lễ cửa hàng vắng khách hơn, tôi định rủ thằng con trai ngồi nâng cấp thêm tính năng nhắc lịch bảo dưỡng máy lạnh định kỳ cho khách hàng cũ. Ứng dụng của nhà mình tự làm, cứ thấy kẹt chỗ nào thì hai bố con lại hì hục đắp thêm chỗ đó thôi.