Business Analyst (BA) chắc chắn không còn xa lạ đối với nhiều người trong một dự án phần mềm. Vậy Business Analyst là gì? Những công việc và kỹ năng cần có của họ ra sao? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu rõ hơn về nghề chuyên viên phân tích nghiệp vụ (BA) qua những chia sẻ dưới đây nhé!
1. Business Analyst là gì?
Business Analyst (BA): Nhà phân tích kinh doanh là chuyên viên đánh giá tình trạng bên trong của doanh nghiệp và cung cấp ý kiến khả thi cho việc thay đổi doanh nghiệp, hướng doanh nghiệp đến gần hơn với mục tiêu cần đạt. Người phân tích phải sử dụng nhiều chiến lược khác nhau để hoàn thành nhiệm vụ đó, gồm làm việc trực tiếp với nhân viên trong doanh nghiệp, tìm hiểu về nghiệp vụ, quy trình hoạt động và các thủ tục trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, chuyên viên phân tích kinh doanh đôi khi cũng phải làm việc với khách hàng.
Một chuyên viên phân tích kinh doanh giỏi thường đóng nhiều vai trò, họ có thể đánh giá hoạt động của doanh nghiệp và so sánh hoạt động đó với mục tiêu doanh nghiệp. Đó chính là lí do vì sao các nhà phân tích thường bắt đầu công việc bằng cách nghiên cứu các tiến trình trong doanh nghiệp. Điều đó gồm việc phải biết lịch sử doanh nghiệp, cách tổ chức doanh nghiệp hiện thời, bản chất dòng sản phẩm bên doanh nghiệp, các chính sách thủ tục ở doanh nghiệp.
Một số nhà phân tích lựa chọn phân tích và đánh giá dịch vụ trong doanh nghiệp, trong khi đó một số khác thì lựa chọn chuyên về những lĩnh vực cụ thể trong các hoạt động của doanh nghiệp. Tùy thuộc vào lĩnh vực chuyên môn, nhà phân tích có thể có chứng chỉ từ hiệp hội hay cơ quan, dù đa số những nhà phân tích trước đây thường là nhà điều hành, quản lý những người cung cấp những dịch vụ của họ. Bên cạnh đó, một số trường cao đẳng trên thế giới còn đưa ra những mức độ của phân tích kinh doanh và cung cấp cả các chứng chỉ sau khi hoàn tất chương trình học.
Nếu hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin thì chuyên viên phân tích kinh doanh thường được gọi là chuyên viên “phân tích nghiệp vụ”. Lấy ví dụ một chuyên viên BA đang làm việc tại công ty Monamedia.co, có khách hàng muốn làm website có các tính năng như nhập hàng, quản lý đơn hàng, quản lý vận chuyển nhưng họ vẫn chưa có giải pháp và đó chỉ là những gì họ muốn, lúc này BA có nhiệm vụ đến doanh nghiệp của khách hàng thu thập quy trình sản xuất và hoạt động của doanh nghiệp, sau đó về tiến hành phân tích và đưa ra những giải pháp tốt nhất để chuyển hóa những yêu cầu, quy trình đó của doanh nghiệp thành những tính năng trong hệ thống web app và chuyển sang cho team code để họ thực hiện hoàn chỉnh.
2. Công việc chính của BA là gì?
BA thường làm các công việc sau:
- Làm việc với khách hàng: Từ việc khơi gợi, khai thác yêu cầu, phân tích và đề xuất các giải pháp phù hợp, mô hình hóa quy trình, tài liệu hóa yêu cầu và xác nhận các thông tin với khách hàng.
- Chuyên giao thông tin cho nội bộ team: Gồm cả team phát triển dự án như Dev, PM, QC,…hay những team liên quan tới dự án bạn đang thực hiện hoặc 1 module được tích hợp vào hệ thống mà bạn đang phụ trách.
- Quản lý sự thay đổi của yêu cầu: Bản chất của Business là luôn thay đổi nên sẽ có những yêu cầu cần được cập nhật lại theo thời gian. Vì thế, BA cần phải phân tích được những ảnh hưởng của sự thay đổi đó tới tổng thể hệ thống và phải quản lý được sự thay đổi đó qua từng phiên bản được cập nhật trong tài liệu.
- Có thể nói, BA như là một cầu nối giữa khách hàng và team dự án, là người chuyển giao thông tin và hiểu rõ nhất về hệ thống mà họ sẽ thực hiện.
3. Các kỹ năng cần có của một BA
7 kỹ năng cần có của một BA:
3.1 Kỹ năng công nghệ
Để xác định các giải pháp kinh doanh, một BA cần biết những gì về ứng dụng công nghệ thông tin đang được sử dụng, những gì kết quả mới có thể đạt được thông qua nền tảng CNTT hiện tại và những công nghệ đang được ứng dụng mới nhất.
Theo Groove Technology – Software Solutions Company thì Kiểm tra phần mềm là 1 trong những kỹ năng quan trọng của BA và thiết kế hệ thống kinh doanh cũng là các kỹ năng phân tích kỹ thuật quan trọng. Một BA cần phải có sự tự tin trong kinh doanh và công nghệ, kỹ thuật mạnh mẽ để đạt được sự tôn trọng và tạo ra cảm giác tự tin giữa CNTT và người sử dụng nghiệp vụ cuối cùng.
3.2 Kỹ năng giao tiếp
Bản chất công việc của BA dành rất nhiều thời gian tương tác với người sử dụng, người quản lý và đội dự án phần mềm. Thành công của một dự án có thể phụ thuộc vào những BA giao tiếp rõ ràng những chi tiết như về yêu cầu dự án, thay đổi yêu cầu, kết quả thử nghiệm. Khả năng giao tiếp bằng văn bản và kỹ năng ngoại ngữ là kỹ năng thiết yếu hàng đầu trong sự nghiệp của một BA.
3.3 Kỹ năng phân tích
Các kỹ năng phân tích xuất sắc nằm trong kỹ năng làm nên một BA tốt, để hiểu đúng và truyền đạt chính xác nhu cầu kinh doanh của khách hàng. Hơn nữa, đôi lúc công việc của BA phải phân tích tài liệu, số liệu, các kết quả khảo sát với người sử dụng đầu tiên và quy trình làm việc để xác định quá trình xử lý để khắc phục vấn đề kinh doanh. Kỹ năng phân tích mạnh là lợi thế của một BA thành công.
3.4 Kỹ năng xử lý vấn đề
Không chỉ riêng nghề BA mà khả năng xử lý vấn đề cong là một kỹ năng cần thiết để tạo nên thành công của mọi nghề nghiệp. Cũng như hầu hết các vai trò trong ngành CNTT, công việc của các BA cũng thường ngẫu nhiên thay đổi. Khi các chuyên gia đang làm việc để phát triển các giải pháp kinh doanh của khách hàng, việc tìm ra cách để nhanh chóng giải quyết vấn đề và tiến tới hoàn thành thành công dự án là một trong những điều quan trọng của một BA bởi không có gì là 100% có thể đoán trước được.
3.5 Kỹ năng quản lý
Một kỹ năng khách mà BA cần có là khả năng quản lý dự án. Lập kế hoạch phạm vi dự án, xử lý yêu cầu thay đổi, chỉ đạo nhân viên, dự báo ngân sách chỉ là một số trong những kỹ năng quản lý mà một BA nên có.
3.6 Kỹ năng ra quyết định
Khả năng đưa ra quyết định là một kỹ năng phân tích nghiệp vụ quan trọng khác. Là một người tư vấn quản lý và cố vấn cho các developer, các BA là người đưa ra những ý kiến và đưa ra hướng xử lý đầu tiên trong các vấn đề kinh doanh có liên quan và quyết định đó có thể xác định khả năng tồn tại của doanh nghiệp. Một BA nên có khả năng đánh giá tình hình tốt, tiếp nhận đầu vào từ các bên liên quan và từ đó lựa chọn ra hướng xử lý hợp lý với tình hình các bên.
3.7 Kỹ năng đàm phán và thuyết phục
Một BA như là cầu nối giữa nhà phát triển và người sử dụng, các nhà quản lý và CNTT, khách hàng và các công ty. Tìm kiếm sự cân bằng giữa mong muốn cá nhân và nhu cầu kinh doanh, sau đó tương tác với nhiều loại đối tượng để hướng tới một giải pháp tốt thì cần phải có một kỹ năng thuyết phục chuyên nghiệp.
Kỹ năng đàm phán của một BA phải sử thường xuyên khi cạnh tranh cho các dự án của khách hàng để đạt được mục tiêu đạt được một kết quả có lợi cho công ty và một giải pháp làm việc cho khách hàng. Đòi hỏi một BA phải có kỹ năng đàm phán và thuyết phục mạnh mẽ để duy trì các mối quan hệ trong một tổ chức và với các đối tác bên ngoài.
4. Một vài kinh nghiệm onsite trong ITviec
Nếu bạn đang quan tâm và có ý định phát triển sự nghiệp theo con đường định hướng BA thì hãy bỏ túi những kinh nghiệm chia sẻ hữu ích dưới đây của chúng tôi.
4.1 Khắc phục sự cố trong công việc Business Analyst Manager
Trong một bài phỏng vấn với trang tin tức công nghệ bogounvlang.org – Business Analyst Manager của Mona Media chia sẻ đã từng gặp sự cố khi anh chưa hỏi ý khách hàng mà chuyển ngay ý tưởng mình đã nêu cho team Product. Sau đó, team Product đặt nhiều câu hỏi cho khách hàng.
Kết quả là khách hàng không vui và cho rằng ý tưởng còn sơ khai, có thể họ sẽ chọn ý tưởng khác. Nên việc anh chuyển thông tin ngay cho team có thể làm mọi thứ rối lên.
Bài học rút ra ở đây cho chúng ta là cần thận trọng hơn, cần hỏi khách hàng là có thể chuyển thông tin cho được chưa sau khi thảo luận ý tưởng đạt đến một mức nhất định. Họ đồng ý thì mình mới trao đổi với team.
4.2 Hiểu lầm về một BA
Theo anh Lê Hoàng Vũ, cái mà nhiều người hiểu lầm là: Khi nói tới BA, ai cũng nghĩ đến BA IT, tuy nhiên khi anh làm và am hiểu về công việc BA thì anh mới biết BA cần thiết cho mọi tổ chức chứ không chỉ riêng IT.
Theo anh, định nghĩa của nghề BA là: “BA là người giúp định nghĩa ra những yêu cầu để có thể chuyển từ trạng thái này sang trạng thái khác”.
Chẳng hạn anh nói sales của tôi đang gặp vấn đề, và vấn đề đến từ đội ngũ sales chưa được chuyên nghiệp. Thì người BA chính là người giúp định nghĩa ra những yêu cầu để làm sao chuyển từ trạng thái “đội ngũ sales chưa chuyên nghiệp” sang “đội ngũ sales trở nên chuyên nghiệp”
4.3 Kỹ năng giao tiếp là điều quan trọng đầu tiên
Khi được hỏi về kỹ năng quan trọng nhất đối với một người BA, thì anh Lê Hoàng Vũ đã trả lời là kỹ năng giao tiếp. Tuy nhiên, anh cũng nêu quan điểm là nghề BA và kỹ năng giao tiếp hỗ trợ qua lại với nhau. Giao tiếp ở đây là em trao đổi và thương lượng với khách hàng về các yêu cầu dự án.
Thứ 2, em phải là người có đầu óc cởi mở, sẵn sàng đón nhận những cái mới. Bởi không có những suy nghĩ đó thì em sẽ chỉ đi theo lối mòn cũ.
Bên cạnh đó, theo anh thấy, một kỹ năng cần thiết cho mọi BA là suy nghĩ logic để giải quyết vấn đề và thương lượng.
Cuối cùng, em cần phải biết cách dùng những công cụ hỗ trợ cho BA như Office, Visual để vẽ những hình như là wireframe mockup để trình bày cho khách hàng hoặc dùng những công cụ dùng để quản lý dự án Agile khá phổ biến như Jira, Confluence.
4.4 Cách để một sinh viên mới ra trường hoặc là Developer xác định được mình hợp với nghề BA hay không?
Nếu bạn thấy mình là người thích giao tiếp và có nền tảng giao tiếp tương đối ổn, thích tìm hiểu về nhiều ngành nghề cũng như có hiểu biết tương đối về 1 – ngành nghề nào đó, tiếng Anh khá, thì 80% khả năng bạn có thể chọn con đường BA.
20% còn lại chính là bạn phải có nền tảng về IT. Bởi nếu như bạn là một tờ giấy trắng về CNTT, thì document cuối cùng bạn viết ra cũng giống document của khách hàng, đều là ngôn ngữ kinh doanh. Vậy câu hỏi là ý nghĩa của việc “nhờ em diễn dịch từ ngôn ngữ kinh doanh sang ngôn ngữ kỹ thuật nó nằm ở đâu?”.
4.5 Lời khuyên nếu bạn muốn phát triển sự nghiệp theo con đường định hướng BA.
Anh Lê Hoàng Vũ gợi ý cho các bạn trẻ hai nguồn:
Thứ nhất là nguồn quốc tế, hiện nay có một tổ chức là IIBA. Tổ chức này hiện nay là tổ chức nổi tiếng nhất trên thế giới về BA và họ là về BA tổng quát, không chỉ riêng BA IT.
Họ phát hành một quyển sách là BABOK (Business Analysis Body Of Knowledge). Em có thể đăng ký thành viên, họ sẽ gửi cho em quyển ebook này để tự học. Học xong, em có thể ứng dụng việc học vào công việc hàng ngày hoặc là đăng ký thi online để lấy bằng (CCBA và CBAP).
Ở Việt Nam, anh biết một công ty cung cấp training về BA, là BAC. BAC có hai khóa học là BA căn bản và BA nâng cao. Hơn nữa họ có ưu điểm là đối tác của IIBA.
Trên đây là những chia sẻ về Business Analyst cũng như một vài kinh nghiệm onsite trong ITviec. Nếu có thắc mắc nào hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn cụ thể hơn nhé!
