Trả lời thẳng: Top 5 kinh nghiệm thực tế về kinh doanh và quản trị giúp startup công nghệ tránh rối loạn khi mở rộng đội ngũ
Top 5 kinh nghiệm thực tế về kinh doanh và quản trị mà chúng tôi hay chia sẻ với startup công nghệ đều xoay quanh một tình huống quen thuộc: vận hành tốt khi còn nhỏ, nhưng bắt đầu lúng túng về quản trị ngay khi tuyển thêm người, mở thêm bộ phận.
Năm kinh nghiệm dưới đây được chúng tôi chọn theo tiêu chí thực tế. Mỗi kinh nghiệm đều nêu rõ đối tượng phù hợp và hạn chế cần lưu ý khi áp dụng, không tô hồng một chiều.
Kinh nghiệm 1: Xây quy trình onboarding rõ ràng trước khi tuyển ồ ạt
Onboarding, hiểu đơn giản là quy trình hướng dẫn nhân viên mới làm quen công việc trong những ngày đầu. Quy trình này cần được chuẩn bị kỹ trước khi startup tuyển ồ ạt. Tiêu chí áp dụng là chuẩn bị tài liệu hướng dẫn công việc và checklist việc cần làm trong tuần đầu tiên cho nhân sự mới. Cách làm này thay thế việc để người cũ kèm cặp từng người một cách ngẫu hứng.
Kinh nghiệm này phù hợp với startup chuẩn bị tuyển nhiều người cùng lúc sau khi gọi vốn hoặc mở rộng dự án. Điểm cần lưu ý là xây quy trình bài bản cần thời gian đầu tư ban đầu. Cách làm này có thể chậm hơn kiểu làm tùy hứng trong giai đoạn rất sớm khi chỉ có vài người. Tuy nhiên, khoản đầu tư này thường xứng đáng khi đội ngũ tăng nhanh. Có thể tham khảo thêm 9 cách quản lý nhân viên cải thiện hiệu suất kinh doanh để có thêm góc nhìn khi xây dựng quy trình quản lý con người bài bản hơn.
Kinh nghiệm 2: Ghi rõ điều khoản hợp tác với freelancer, đối tác ngoài công ty ngay từ đầu
Nguyên tắc cần theo là thỏa thuận rõ phạm vi công việc, thời hạn bàn giao và quyền sở hữu sản phẩm trước khi bắt đầu hợp tác với freelancer hay đối tác ngoài. Cách làm này thay thế việc chỉ trao đổi miệng qua tin nhắn rồi bắt tay làm luôn.
Đây là kinh nghiệm phù hợp với startup công nghệ thường xuyên thuê ngoài một phần công việc kỹ thuật, thiết kế, marketing. Giới hạn cần biết là soạn thỏa thuận chặt chẽ đòi hỏi hiểu biết pháp lý cơ bản. Với hợp tác giá trị lớn, bạn nên tham khảo thêm chuyên gia, tránh tự soạn theo cảm tính rồi phát sinh tranh chấp về sau.
Kinh nghiệm 3: Đo lường hiệu suất đội ngũ qua kết quả công việc thay vì chỉ giờ làm việc
Cách áp dụng là đặt mục tiêu công việc cụ thể theo tuần, theo tháng để đánh giá. Cách này thay thế việc chỉ theo dõi thời gian có mặt hoặc trạng thái online trên các công cụ nhắn tin nội bộ.
Cách làm này phù hợp với startup có đội ngũ làm việc từ xa hoặc theo giờ giấc linh hoạt. Điều cần cân nhắc là một số vị trí khó lượng hóa hoàn toàn bằng kết quả cụ thể, như vị trí hỗ trợ khách hàng hay vận hành nội bộ. Với những vị trí này, bạn nên kết hợp thêm đánh giá định tính từ quản lý trực tiếp. Nếu đội ngũ của bạn đang chuyển dần sang mô hình remote, có thể tham khảo thêm kinh nghiệm quản lý đội ngũ remote cho startup công nghệ mới mở rộng mà chúng tôi từng chia sẻ chi tiết hơn.
Kinh nghiệm 4: Phân quyền quyết định rõ ràng khi công ty vượt quá quy mô một nhóm nhỏ
Điều cần làm là xác định rõ ai được quyền quyết định việc gì. Cách làm này tránh tình trạng mọi quyết định dù nhỏ vẫn phải chờ người sáng lập duyệt, khiến cả bộ máy chậm lại vì một người quá tải.
Điều này phù hợp với startup đã có từ hai bộ phận trở lên, nơi người sáng lập bắt đầu quá tải vì ôm hết quyết định. Cần thừa nhận là phân quyền quá sớm, khi đội ngũ chưa đủ kinh nghiệm, có thể dẫn đến quyết định sai lệch định hướng chung. Vì vậy, bạn cần cân nhắc thời điểm và mức độ phân quyền phù hợp với năng lực thực tế của từng người.
Kinh nghiệm 5: Duy trì kênh giao tiếp minh bạch về tình hình công ty với nhân sự
Cách thực hiện là chia sẻ định kỳ tình hình kinh doanh và mục tiêu sắp tới ở mức phù hợp. Cách làm này giúp nhân sự hiểu rõ vai trò của mình trong bức tranh chung, thay vì chỉ làm việc theo chỉ đạo rời rạc.
Đây cũng là kinh nghiệm phù hợp với startup muốn giữ chân nhân sự lâu dài, xây dựng văn hóa tin cậy giữa các phòng ban. Điều đáng lưu ý là mức độ minh bạch cần được cân nhắc kỹ. Không phải thông tin nào cũng phù hợp chia sẻ rộng rãi ở mọi giai đoạn, đặc biệt là thông tin nhạy cảm về tài chính hay nhân sự.
Tóm tắt nhanh 5 kinh nghiệm kinh doanh, quản trị cho startup công nghệ mở rộng
- Xây quy trình onboarding: phù hợp với startup tuyển nhiều người cùng lúc; hạn chế là cần thời gian đầu tư ban đầu để chuẩn bị tài liệu.
- Ghi rõ điều khoản với freelancer, đối tác: phù hợp với startup thường xuyên thuê ngoài; hạn chế là cần hiểu biết pháp lý cơ bản, nên tham khảo chuyên gia.
- Đo lường hiệu suất qua kết quả công việc: phù hợp với startup có đội ngũ làm việc từ xa, giờ giấc linh hoạt; hạn chế là một số vị trí khó lượng hóa hoàn toàn bằng kết quả.
- Phân quyền quyết định rõ ràng: phù hợp với startup đã có từ hai bộ phận trở lên; hạn chế là có rủi ro nếu phân quyền khi đội ngũ chưa đủ kinh nghiệm.
- Giao tiếp minh bạch về tình hình công ty: phù hợp với startup muốn giữ chân nhân sự lâu dài; hạn chế là không phải thông tin nào cũng phù hợp chia sẻ rộng rãi.
Sai lầm thường gặp khi startup công nghệ mở rộng mà chưa chuẩn bị quản trị bài bản
Sai lầm phổ biến nhất chúng tôi thấy là tuyển người ồ ạt mà chưa có quy trình onboarding rõ ràng. Điều này khiến nhân sự mới mất nhiều thời gian tự mò mẫm công việc, thậm chí nghỉ việc sớm vì cảm giác không được hướng dẫn đầy đủ.
Một sai lầm khác là giữ toàn bộ quyền quyết định ở một người dù đội ngũ đã lớn. Điều này dẫn đến chậm trễ trong xử lý công việc hằng ngày, vì mọi việc dù nhỏ vẫn phải chờ người đứng đầu duyệt mới được triển khai.
Ngoài quản trị nội bộ, startup cũng cần lưu ý thêm về quản lý dòng tiền khi mở rộng
Song song với việc xây quy trình quản trị đội ngũ, nhiều startup công nghệ cũng cần tham khảo thêm kinh nghiệm quản lý chi phí. Điều này giúp tránh rủi ro tài chính ngay trong giai đoạn mở rộng nhân sự và quy mô hoạt động. Có thể xem thêm cách tiết kiệm chi phí và nhân lực khi vận hành kinh doanh online mà chúng tôi từng tổng hợp. Bài viết này giúp bạn cân đối tốt hơn giữa việc mở rộng đội ngũ và giữ ngân sách trong tầm kiểm soát. Với những startup cần thêm công cụ hỗ trợ quản lý vận hành khi quy mô lớn dần, có thể tham khảo thêm tại tanduy.vn để có góc nhìn đa dạng hơn.
Những điều chưa thể khẳng định chắc chắn, cần người đọc tự kiểm chứng thêm
Mức độ phù hợp của từng kinh nghiệm quản trị còn tùy văn hóa và quy mô cụ thể của từng startup. Không có công thức áp dụng chung cho mọi trường hợp.
Thời điểm phù hợp để phân quyền, xây quy trình bài bản có thể khác nhau tùy tốc độ tăng trưởng thực tế của từng công ty. Vì vậy, bạn cần tự đánh giá tình hình cụ thể của đội ngũ mình, thay vì áp dụng máy móc theo một mốc thời gian cố định.
Câu hỏi thường gặp
Startup dưới 10 người có cần xây quy trình onboarding bài bản ngay không?
Chưa nhất thiết cần một hệ thống phức tạp, nhưng nên có tối thiểu vài tài liệu hướng dẫn cơ bản và checklist tuần đầu. Nhờ vậy, bạn không phải giải thích lại từ đầu mỗi khi có người mới, dù startup đang ở quy mô nhỏ.
Làm sao đánh giá hiệu suất công bằng cho cả nhân viên làm từ xa lẫn tại văn phòng?
Nên đặt cùng một bộ tiêu chí kết quả công việc cho cả hai nhóm, thay vì đánh giá dựa trên việc có mặt tại văn phòng hay không. Điều này giúp tránh thiên vị và tạo động lực công bằng cho toàn đội ngũ.
Nên phân quyền quyết định từ khi nào là hợp lý cho startup công nghệ?
Thời điểm hợp lý thường là khi công ty đã có từ hai bộ phận trở lên. Đây cũng là lúc người sáng lập bắt đầu cảm thấy quá tải vì phải duyệt quá nhiều việc nhỏ mỗi ngày. Không nên chờ tới khi bộ máy đã rối loạn mới bắt đầu phân quyền.
Chia sẻ tình hình kinh doanh với toàn bộ nhân sự có rủi ro gì không?
Có, nếu chia sẻ thiếu chọn lọc những thông tin quá nhạy cảm như lương thưởng cá nhân hay đàm phán đối tác đang diễn ra. Nên chọn mức độ minh bạch phù hợp, tập trung vào mục tiêu chung và tiến độ tổng thể thay vì mọi chi tiết nội bộ.